Деловое письмо для решения различных вопросов

Деловое письмо для решения важных задач

Мне часто приходилось решать различные вопросы письменно, будучи руководителем различных предприятий или процессов, и как правило без юриста. Правом предусмотрено наличие письменных документов, поскольку от них зависят последующие юридически значимые для сторон последствия. Это важно при исполнении всех договоров - как с обычными юрлицами, так и с государством. Другая задача документов – донесение коммерческой информации до контрагентов и инвесторов. Кроме того, любой человек сталкивается и с бюрократией, и с “непробиваемыми чиновниками” и т.д.

Письмо должно было прочитано, а его смысл был воспринят получателем так, как это требуется вам.

Накопленный опыт в этих вопросах предлагаю вам.

Зачем вам наша услуга, если у вас есть юрист или секретарь?

Не у всех они есть – это первое.

Второй момент – отсутствие практического рабочего и жизненного опыта не позволяет секретарю "увидеть" ситуацию так, чтобы грамотно уметь решить нужный вопрос, поэтому потом всё приходится переделывать.

Лучше эту работу сделает юрист - но у юристов сосредоточенность на бумажных вопросах, оторванных от “реального производства”, решение ряда вопросов вызывает сложности в силу непонимания ситуации изнутри. Юрист не сообразит, как технически решить вопрос так, чтобы сэкономить в какой-нибудь конкретной ситуации, например, или как организовать всех участников процесса, чтобы вопрос решился.

Нужны люди с опытом работы на различных должностях и в разных ситуациях.

Особенности наших услуг и диапазон решаемых вопросов

Далее перечислим некоторые ситуации, образно, перечнем которых мы не ограничиваемся - это просто примеры вопросов, решением которых мы занимались:

• Обстоятельства бывали не совсем в нашу пользу и возможно мы не совсем были правы, но надо было каким-то образом сдержать законные нападки контрагентов, свести их к минимуму;
• Необходимо ответить на претензию или письмо так, чтобы никого “не обидеть” и не испортить себе репутацию;
• Необходим какой-то определённый контекст - одну и ту же ситуацию можно преподнести совершенно по-разному;
• Поиск нестандартных или неожиданных вариантов выхода из ситуации или решения вопроса – иногда кажется, что вариантов уже нет… Но это очень часто не так, просто иногда нужен взгляд со стороны. Подумайте, как извлечь иную выгоду, раз всё именно так.
• Иногда необходим фактор неожиданности. Попробуйте удивить контрагента, предоставив ему такую информацию, которая вынудит его вообще пересмотреть всю ситуацию, и ему будет не до вас или наоборот – это дело контекста;
• Вызвать заинтересованность в вашем проекте или предложении - часто бывает, что ваше письмо увидят всего один раз и сделают выводы, поэтому важно максимально увеличить вероятность достижения результата;
• А иногда матерным словам необходимо придавать культурный, но доходчивый вид, чтобы сквозь самый “нейтральный” текст адресат увидел и понял ваши истинные намерения;
• И т.д. и т.п.

Как создаётся и что такое хорошее письмо?

Процесс создания хорошего письма - это достаточно тонкая процедура, основанная на анализе ситуации, фактов, оценке последствий и т.д., которая выдает такой текст, который обязательно дочитают до конца и сделают нужные вам выводы. Для этого недостаточно просто писать без ошибок - желательно иметь широкий кругозор, понимать психологию, предвидеть последствия, планировать, и по возможности, воздействовать на эмоции того, кому предназначено письмо нужным образом.

Виды писем и других документов, которые мы можем подготовить

• Информационное простое;
• Претензия по договору о ненадлежащем исполнении обязательств;
• Ответ на претензию;
• Просьба, обращение или требование;
• Изменение условий договора, протокол разногласий;
• Предисковое заявление;
• Коммерческое предложение или о сотрудничестве;
• Инвестиционное предложение или бизнес-план;
• Аналитический обзор ситуации, отчёт;
• Публичная речь или доклад;
• Программа партии или организации, или другие открытые письма для широкого круга людей;
• Письма "недовольного пенсионера", когда кого-то справедливо требуется "достать" – можно даже разработать сценарий;
• Письмо для пробуждения остатков совести в человеке.

Формат можно сделать практически любой.

Письмо или документ - как анализ ситуации и способ поиска нестандартного решения

Письмо – отличный способом взглянуть на ситуацию с разных сторон для формирования нескольких вариантов стратегии поведения. Процесс работы над текстом и обдумывания его деталей - хороший способ находить новые решения, потому что вы можете представить себе различные варианты развития событий, включая те, на которые не обращали внимания.

В процессе подготовки письма удобно думать, а излагая разные варианты сценариев, можно лучше представить и последствия разных решений. Также проще находить и нестандартные решения вопросов. При этом работает психология - выкинув лишнее из головы на бумагу человек успокаивается, а мозг перестает бояться переутомиться и начинает впускать в себя новые идеи.

Контекст и стиль письма

Применяя различные стили и контексты можно поворачивать любую ситуацию в разную сторону. То же самое позволяет превознести адресата письма, или напротив подвергнуть его критике и уничтожить, поднять или подавить моральный настрой оппонента и т.д. Говоря об одном и том же можно придать вопросу совершенно различное восприятие, а значит и достигать различные цели, чем активно пользуются сегодня СМИ. Но мы не СМИ и заведомо ложную информацию оформлять в виде документа ни для кого не станем.

Как мы работаем

Мы выясняем обстоятельства дела, при необходимости запрашиваем необходимые документы - разбираемся в сути. Затем предоставляем вам первоначальный текст, возможно в двух-трёх вариантах или контекстах - это зависит от ситуации, за один-два дня.

Далее с учётом ваших замечаний, лучший вариант мы оформляем окончательно - это еще до двух дней. Задачи или документы бывают разными, некоторые более сложны, поэтому требуют больше времени.

Конфиденциальность гарантируем.

Наша услуга находится на грани управления, психологии, анализа, экономики, финансово-хозяйственной деятельности, права, деловых обычаев и консалтинга одновременно, выполняя функцию поиска и передачи смысла и упаковки его в текст.

Сферы деятельности, в которых есть практический опыт

Строительная отрасль:

• Строительство зданий, капитальный ремонт, реконструкция государственных и частных объектов;
• Пожарная безопасность;
• Инженерные сети, монтаж оборудования;
• Проектирование;
• Производство и сбыт:

Производство продукции и конструкций для строительства;

• - Товаров народного потребления;
• - Продуктов питания;

Оптово-розничная торговля, организация сбыта:

• Оборудование;
• Бытовая техника, аппаратура;
• Инструменты, товары для дома;
• Строительные и отделочные материалы и конструкции.

Девелопмент - развитие территорий, объектов недвижимости;

Консалтинг экономический, инвестиционный, маркетинговый;

Реклама всех видов;

Логистика.